Бизнес-ассистент в Дзен, Москва

Дзен — ведущая новостная информационная платформа, которая помогает миллионам людей узнавать, что происходит в России и мире: от громких мировых событий до локальных новостей, трендов и культурных явлений.

На сегодняшний день мы активно разрабатываем и внедряем инструменты ИИ, которые анализируют информацию, помогают пользователям быстро разобраться в теме и объясняют сложные события простым языком.

Задачи

• Ведение и управление календарём: планирование, координация и перенос встреч, расстановка приоритетов, контроль расписания и напоминание о ключевых событиях
• Организация командировок: планирование маршрутов, бронирование авиабилетов и проживания, координация трансферов, других организационных вопросов, оформление документации
• Организация мероприятий: стратсессии/тренинги и прочее, оформление документации (договоры, счета, акты)
• Подготовка материалов к встречам: сбор и структурирование информации, оформление презентаций и необходимых документов
• Координация коммуникации: получение и передача поручений, контроль сроков и статуса исполнения
• Оформление авансовых документов, отчётов по тратам руководителя
• Решение отдельных личных и организационных вопросов руководителя, требующих конфиденциальности и оперативности
• Сервисное сопровождение: заказ и подача питания руководителю, чай/кофе

• Ведение и координация календарей руководителей
• Планирование, назначение и перенос встреч, синхронизация рабочих графиков
• Организация командировок руководителей: заведение заявок, бронирование билетов и проживания, координация поездок, решение организационных вопросов, оформление документации

Требования

• Опыт на аналогичной должности от двух лет
• Английский язык не ниже уровня B1
• Спокойствие, стрессоустойчивость и умение сохранять эффективность в условиях высокой динамики
• Пунктуальность, внимательность к деталям и умение одновременно работать с несколькими задачами, соблюдая сроки
• Развитая коммуникация и умение эффективно взаимодействовать с сотрудниками разного уровня
• Самостоятельность в работе: способность принимать решения в рамках своей зоны ответственности, оперативно решать возникающие вопросы и нести ответственность за результат