Младший менеджер по документообороту в Административное направление, Москва

Задачи

• Вести корпоративное делопроизводство административного отдела: письма, приказы, доверенности, составление и согласование в наших внутренних системах
• Проверять договоры и документы на ошибки и на предмет корректности данных (реквизиты, подписи, опечатки)
• Полностью сопровождать договорную работу от создания до подписания: создавать, согласовывать, править, контролировать подписание и прохождение по внутренним системам. Взаимодействовать со смежными департаментами группы компаний VK по вопросам согласования документов в системе
• Работать со счетами, проверять на предмет корректности данных: реквизиты, выставленная сумма, наименование товаров/услуг, основание для оплаты
• Работать в 1С: создание необходимых заявок и заказов для проведения оплат, контроль согласования и оплат, отражение факта при получении документов, проверка полученных документов на корректность всех данных (реквизиты, выставленная сумма, наименование товаров/услуг, основание для оплаты)
• Работать в Диадок (ЭДО): обмен документами с контрагентами, приёмка и направление документов на подписание
• Взаимодействовать с работниками финансового департамента и бухгалтерии в части запросов добавления денежных средств на определённые статьи затрат, а также на корректность используемых статей расхода
• Взаимодействовать с другими смежными отделами: бухгалтерией, юридическим и финансовым департаментом по всем возникающим вопросам
• Поквартальный и ежегодный запрос актов сверок у контрагентов по требованию со стороны бухгалтерии группы компаний VK, запрос необходимого пакета документов у контрагентов при необходимости
• Вести деловую переписку с коллегами, контрагентами и сотрудниками группы компаний VK с соблюдением норм делового этикета

Требования

• Внимательность к деталям, чёткость и организованность в работе, умение работать с большим объёмом информации
• Свободное владение офисным пакетом (Word, Excel, Outlook), Excel — обязательно
• Опыт работы с 1С, Directum RX, Диадок/Сбис и другими SAP-системами приветствуется
• Знание основ делового документооборота
• Умение общаться с людьми