Административный менеджер в Административный департамент, Москва

Ежедневно команда административного департамента создаёт комфортные условия для работы и отдыха во всех офисах VK, сопровождает мероприятия и реализует идеи сотрудников.

В офис (метро «Сокол», общая площадь 8 тыс. квадратных метров, два этажа, 650 сотрудников) ищем административного менеджера, в прямом подчинении которого будут три секретаря, один офис-менеджер.

Задачи

Управление офисным пространством:

• управление экономикой офисного объекта: планирование, бюджетирование, оптимизация расходов на офисы компании (Москва, Санкт-Петербург, Алма-Ата);
• планирование и прогнозирование офисной рассадки и расходов на основе хэдкаунта, планов по росту, текущей посещаемости;
• анализ выгрузок с внутренних ресурсов: внутренний портал, СКУД, SAP;
• подготовка аналитик посещаемости в разных разрезах (укрупнённо либо в разбивке по определённым параметрам), в идеале — в формате dashboard;
• взаимодействие с менеджментом компании по вопросам офисно-хозяйственной деятельности, подготовка предложений по эффективному распределению рабочих мест, просчёт вариантов оптимизации или расширения пространства, помощь в достижении договоренностей между командами;
• единая точка входа для поддержки сотрудников с поиском места: управление и распределение офисных мест, создание процесса комфортного распределения офисных пространств, парковочных мест, взаимодействия команд между офисами;
• общение с сотрудниками при необходимости, быстрое решение возникающих проблем и своевременная помощь по критическим вопросам.

Административно-хозяйственное обеспечение офиса:

• единая точка входа для менеджмента компании для решения всех административно-хозяйственных вопросов: взаимодействие с внутренними службами, внешними поставщиками, подрядчиками;
• закупка всего необходимого для жизнедеятельности и обеспечения офиса (продукты питания, канцелярия, посуда, расходные материалы и т. п.) согласно внутренним закупочным регламентам и процедурам компании;
• взаимодействие с контрагентами и поставщиками, в том числе участие в проведении тендеров согласно внутренним политикам и процедурам компании;
• оформление и получение заказов и услуг;
• взаимодействие со смежными функциями: решение вопросов текущего ремонта и строительства в офисе, взаимодействие с подрядчиками, профильными подразделениями компании и бизнес-юнитами для скорейшего решения вопросов;
• выстраивание и поддержание взаимодействия с представителями арендодателя (согласование процессов, взаимодействие по паркингу, пунктам питания, общим зонам и т. п.);
• организация внутренних переездов и согласование с внутренним заказчиком рассадки сотрудников в офисе;
• помощь в организации мероприятий и корпоративных праздников (расстановка, логистика, клининг);
• организация работы административного персонала (офис-менеджер, секретари), клининговый персонал, персонал грузчиков, сервис по озеленению офиса, кофе-машины, пурифаеры, вендинги;
• выстраивание экоинициатив в офисе;
• регистрация счетов и договоров во внутренней системе компании, передача счетов на оплату в рамках SLA;
• планирование и исполнение административного бюджета по офису, учёт фактических затрат.

Требования

• Опыт работы не менее трёх лет в качестве руководителя административной функции;
• продвинутый пользователь Excel (обязательно знание ВПР, сводных таблиц, как преимущество — макросы, пивоты);
• желательно знание Jira, Sap, Directum,1C;
• опыт менеджмента и управления проектами;
• способность достигать поставленных целей, мобильность, коммуникабельность, высокий уровень ответственности, исполнительность, творческий потенциал, отличные способности к обучению, умение работать в команде и вести переговоры.